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Análisis de costes en la implantación de un proyecto web

La implantación de un proyecto web tiene un impacto en sus costes que vá mas allá del precio del desarrollo del portal.

RESUMEN:
Desarrollar un nuevo portal de Internet tiene costes asociados que van más allá de la adquisición del diseño del portal o de la programación / desarrollo. Antes de invertir en su portal web, es aconsejable hacer una estimación de los costes empleados en la gestión, los desarrollos futuros, la producción de contenidos y, si es el caso, de los ingresos por actividades on-line (publicidad, venta on-line, etc.) o la reducción de costes en procesos on-line.

Primero, fije sus objetivos

Antes de evaluar sus alternativas de inversión, usted debe establecer sus objetivos. Si no, es imposible comparar alternativas. Un error habitual es decantarse por soluciones de bajo coste que, con el tiempo, exigen reinversiones porque la solución inicial no cumple los objetivos.

Para una breve discusión sobre qué preguntas cabe hacerse antes de comenzar a evaluar proveedores, le recomendamos que lea el artículo ¿Qué tipo de Gestión de Contenidos web necesita?

Costes asociados al desarrollo y gestión de su portal web

Los costes habituales que se verán influidos por la elección de una u otra alternativa de presencia web y gestión de contenidos serán los siguientes:

Costes de Diseño y desarrollo:

  • Diseño de la web.
  • Programación de funcionalidades de la web y procesos on-line. Por ejemplo, buscadores, sistemas de registro, envío automático de boletines, enlaces con bases de datos de marketing, zonas seguras, pasarelas de pago, ...

Costes de implantación:

  • Costes de puesta en marcha. Tiempo en poner en marcha el portal web. Una puesta en marcha dilatada implica costes en tiempo de su personal dedicado a la gestión del proyecto.

Costes de gestión del portal:

  • Costes de Formación / Curva de Aprendizaje. Se necesita tiempo para que su personal se acostumbre al nuevo sistema y aprenda a manejarlo con soltura. Cuanto más sencillo sea el sistema, menos coste de formación. Existe una línea de ayuda que solucione dudas relacionadas con en uso del sistema?
  • Productividad del gestor de contenidos. Se calcula en horas empleadas en la publicación de contenidos y gestión del portal. Tenga en cuenta que el gestor de contenidos es manejado por personas. ¿Cuánto tiempo empleará en publicar contenidos?, permite el sistema copiar y pegar desde las aplicaciones más comunes? Pueden publicar contenidos varias personas a la vez?
  • Las tareas más frecuentes que prevé realizar, ¿están automatizadas o son rápidas de realizar? (p.e.: llevar una noticia a la página principal de su portal, enlazar noticias, hacer resúmenes, componer el boletín electrónico...)

Costes del alojamiento, los sistemas y las licencias:

  • Está contemplado el coste del alojamiento del portal y el correo electrónico en la solución?
  • La solución que está valorando, se basa en código abierto (p.e., Linux, MySQL, PHP) o en código sujeto a licencias (p.e., ASP). En este último caso, en coste del desarrollo repercutirá estas licencias

Costes de Mantenimiento:

  • Quién mantendrá el sistema?
  • Está incluido el mantenimiento en la solución? En qué forma? Gratuito, bolsa de horas, opción aparte?
  • Está usted obligado a sufrir unos costes de mantenimiento y modificación por elegir una determinada tecnología (p.e.: Flash)?

Costes de actualización:

  • El mundo Internet avanza a gran velocidad, ¿Cómo trata la solución valorada la incorporación de nuevas funcionalidades a su portal?
  • Habitualmente se llevan a cabo cambios de diseño cada cierto tiempo. ¿Afectará esto a sus contenidos y a su sistema de gestión de contenidos?

Existen otros costes asociados a su presencia en Internet que no están relacionados directamente con el sistema de Gestión de Contenidos. El ejemplo más típico es el coste de promoción en Internet a través de posicionamiento en Adwords (Google.)

Ingresos / Ahorros de costes

En el otro lado de la balanza, usted debe considerar los ingresos o los ahorros de costes que le proporcionará su inversión en el portal web. Los más habituales son:

Ahorro en recursos informáticos: El caso más típico es el webmaster, o el informático encargado de la gestión de la web en la actualidad. Con un buen sistema de gestión de contenidos el webmaster se liberará de tareas en las que no añade ningún valor (p.e.: comprobación de contenidos, subir información al servidor, maquetar los contenidos, reorganizar la web, subir imágenes) para centrarse en actividades más importantes (p.e.: la gestión de la web a alto nivel, el posicionamiento en Google)

Ahorros en procesos on-line: Muchas veces la inversión en la web no persigue objetivos de ingresos, sino de ahorros de costes cuantificables. Generalmente se producen al por llevar procesos off-line a on-line. Usted podrá calcular los valores concretos. Algunos ejemplos son:

  • Publicaciones antes en papel que ahora son online suponen menos costo en distribución e impresión.
  • Ahorros en comunicaciones con clientes o campañas de marketing directo a través de registro de usuarios y envío de boletines electrónicos.
  • Seguimiento por parte de los clientes de sus proyectos a través de zonas privadas, ...
  • Procesos que sus clientes pueden llevara cabo por Internet (p.e., exámenes, aceptaciones y visados, pagos, recargas, ...
  • Llevar parte del mantenimiento a Internet: zona de soporte con preguntas frecuentes, manuales, formularios para dirigir preguntas al servicio de mantenimiento, ...
  • Formularios on-line de admisión, petición de información, petición de citas, ...
  • Ahorros en procesos internos y en productividad de su propia empresa a través de una Intranet.

Ingresos a través de la web: Los más comunes son los ingresos por publicidad (a través de banners, publicación de artículos, etc.), el pago por contenidos y la venta de productos on-line.

Flujo de caja

Un asunto importante es el del cash-flow o flujo de caja de la inversión. Lo deseable sería que pudiésemos contar con un portal web y un sistema de gestión de contenidos cuyo coste se fuese repartiendo en el tiempo. La otra opción, gastar una cantidad importante de dinero al principio, retrasa la recuperación de la inversión.

Valoraciones no cuantificables

Existen asimismo otros conceptos que son de difícil valoración, pero que indudablemente son importantes para decantarse por una solución u otra. Estos conceptos están relacionados con la respuesta a las oportunidades que ofrece Internet (más visibilidad ante el mercado, mejor percepción de su empresa, menor riesgo de no estar disponible) y los mas importantes son:

  • La capacidad de poder controlar usted mismo todos los contenidos de su portal, sin intermediarios, de forma rápida y sencilla.
  • Poder obtener buena información de los visitantes de su portal web. Con un buen sistema de estadísticas incorporadas a su portal web, usted puede conocer qué les interesa más y cómo reaccionan ante la información que les muestra
 
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